Για διευκόλυνση των ενδιαφερομένων και για την αποφυγή πολλαπλών καταχωρήσεων μη μεταβαλλόμενων
δεδομένων και πληροφοριακών στοιχείων, η ψηφιακή δήλωση συμμόρφωσης έχει σχεδιαστεί κατάλληλα
ώστε αρχικά να καταχωρούνται τα απαιτούμενα στοιχεία της εταιρείας, του πλοίου και των αρμόδιων
καταγραφής και στη συνέχεια σε κάθε ψηφιακή υποβολή δήλωσης συμμόρφωσης αυτά να αντλούνται από
τα ήδη καταχωρημένα στοιχεία.
Για την ενεργοποίηση των απαιτούμενων σχέσεων απαιτείται να καταχωρούνται αρχικά τα ακόλουθα στοιχεία:
- στοιχεία εταιρείας για την οποία ο δηλών είναι νόμιμος εκπρόσωπος ή έχει την κατάλληλη εξουσιοδότηση
- στοιχεία αρμόδιων καταγραφής της εταιρείας, ανεξαρτήτως του πλοίου της εταιρείας για το οποίο τους έχουν ανατεθεί τα σχετικά καθήκοντα
- στοιχεία πλοίων της εταιρείας
Για διευκόλυνση των ενδιαφερομένων έχει σχεδιαστεί και υλοποιηθεί ειδική ψηφιακή δυνατότητα ώστε η δήλωση
να δημιουργείται και να αποθηκεύεται προσωρινά από οποιοδήποτε πρόσωπο που επιλέγει η εταιρεία και να
υποβάλλεται μετά από επιβεβαίωση και έγκριση του περιεχομένου της από το πρόσωπο που νομιμοποιείται για
την υποβολή της δήλωσης (πλοιοκτήτη, νόμιμο εκπρόσωπο αυτού κλπ).
Εφόσον επιλέγεται αυτή η δυνατότητα, παρέχεται η ευελιξία, ειδικά στις εταιρείες με μεγάλο αριθμό πλοίων,
να δημιουργούνται και να αποθηκεύονται προσωρινά, δηλώσεις για όλα τα πλοία της εταιρείας ταυτόχρονα και στη
συνέχεια το πρόσωπο που νομιμοποιείται προς τούτο να εγκρίνει την υποβολή τους χωρίς να απαιτείται να προβεί
ο ίδιος στην δημιουργία της.